Innovatief en Flexibel
Als organisatie wilt u snel kunnen reageren op zowel verwachte, als ook onverwachte wijzigingen van regelgeving en beleid. Door toename van de regeldruk, is het aantal documenten waarin het beleid van uw organisatie is uitgewerkt sterk toegenomen. Q&A’s van bijvoorbeeld De Nederlandse Bank verhogen deze regeldruk verder. Om dit goed te overzien, is het nodig om inzicht te hebben in de samenhang tussen al deze documenten en specifieke delen hieruit.
Annotaties kunnen in Cognitatie aan elkaar gekoppeld worden, waardoor een netwerk van informatie over één of meerdere (samenhangende) documenten ontstaat. Vervolgens kan dit voor het geheel of een specifiek onderdeel hiervan makkelijk en snel inzichtelijk gemaakt worden. Hierdoor is het mogelijk om snel inzicht te creëren in de regelgeving met betrekking tot een specifiek onderwerp, de koppeling hiervan naar een beleid, etc.
Wanneer er vervolgens wijzigingen in de geldende regelgeving en beleid worden doorgevoerd, worden alle tekstuele wijzigingen direct op woordniveau weergegeven. Van hieruit kunnen alle eerder gemaakte annotaties welke niet geraakt worden door de wijzigingen direct overgenomen worden, maar is ook direct inzichtelijk welke impact de wijzigingen hebben én wat er moet gebeuren om weer in lijn te komen met de nieuwe regelgeving.
Om als organisatie meer grip te krijgen op en dus flexibeler te kunnen reageren, is inzicht van groot belang. De vastlegging in Cognitatie biedt de mogelijkheid om bij wijzigingen snel en adequaat te kunnen reageren. Benodigde beleidswijzigingen vanuit gewijzigde regelgeving, maar ook impact van beleidswijzigingen op proces, data en regels zijn snel inzichtelijk.
Wijzigingen in wet- en regelgeving of beleid hoeven geen spelbreker meer te zijn voor innovatie binnen uw organisatie. Cognitatie zorgt ervoor dat u als organisatie altijd het inzicht heeft om snel te kunnen handelen.
Compliant en transparant
De huidige dynamiek van organisaties als ook de overheid, zorgt voor een toenemende hoeveelheid regelgeving waaraan u als organisatie moet voldoen. Door de gelaagdheid van deze wetgeving neemt ook de complexiteit van het geheel aan regelgeving toe. Toch wordt van u als organisatie verwacht u op elk moment voldoet aan deze regelgeving, ofwel dat u compliant bent met deze regelgeving. Instanties stellen daarnaast steeds meer eisen aan de transparantie van deze compliancy. Hoe kunt u aantonen dat u compliant bent?
Financiële instellingen moeten zo steeds meer aantonen te voldoen aan externe opgelegde regels. Controle hierop gebeurt door het opvragen van rapportages over specifieke gegevens van de bank. Hierbij moet een bank echter ook kunnen aantonen waar deze gegevens vandaan komen, hoe deze zijn geaggregeerd en vanuit welke regelgeving deze van toepassing zijn.
Middels Cognitatie is het mogelijk documenten en delen hiervan (woorden, alinea’s, hoofdstukken) te annoteren en te classificeren. Ook is het mogelijk deze annotaties onderling te koppelen. Zodanig dat er een structuur ontstaat op basis waarvan rapportages ten behoeve van compliancy opgesteld kunnen worden, samenhang tussen waarden op de rapportages inzichtelijk worden en traceerbaarheid terug naar de bron mogelijk kan worden gemaakt.
Aansluitend wordt de terminologie over verschillende opgelegde regelgeving-documenten verduidelijkt door deze te voorzien van een definitie, om een consistent gebruik en toepassing van de termen te bereiken. Hiermee wordt niet elke rapportage een project op zich, maar wordt een rapportage slechts een verzameling van bij elkaar horende gegevens, welke vanuit verschillende rapportages best uit dezelfde bak van informatie gedestilleerd kunnen worden.
Om als organisatie te voldoen aan de eis van compliancy en transparantie is het zaak om goed te weten welke wet- en regelgeving voor u van belang is, hoe deze samenhangt en waarin deze resulteert. Om te zorgen dat dit niet keer op keer een aparte exercitie hoeft te zijn, maar een eenduidig en herhaalbaar proces, helpt Cognitatie door de wet- en regelgeving en hierop toegevoegde annotaties betekenisvol en doorzoekbaar te maken.
Zo wordt uw organisatie weer compliant en transparant met optimale traceerbaarheid naar de van toepassing zijnde wet- en regelgeving.
Duurzaam en toekomstbestendig
In de huidige dynamiek van wet- en regelgeving is het vaak moeilijk een goed beeld te hebben waar u als organisatie nu staat. Hoe goed is uw organisatie op de hoogte van de geldende wet- en regelgeving? Hoeveel van deze kennis is binnen uw organisatie geborgd? Vaak zit deze kennis in de hoofden van uw medewerkers. Maar hoe dragen zij deze kennis weer over aan de organisatie? En hoe gaat uw om met het eventueel wegvallen van deze kennis?
Met regelmaat komt het voor dat een klein aantal personen weet welke regelgeving van belang is, waar die geborgd is in intern beleid, waar en hoe deze is geïmplementeerd, etc. Medewerkers praten zelden over de bestanden waar iets samenhangends in beschreven staat. Maar is deze kennis geborgd?
Cognitatie helpt om kennis vast te leggen. Kennis over de geldende wet- en regelgeving, maar ook kennis over de samenhang tussen de geldende wet- en regelgeving en uw interne organisatie. Door middel van metadata over deze annotaties, kunnen de voor u van belang zijnde eigenschappen en interpretatie van wet- en regelgeving doelgericht en onderhoudbaar geborgd worden.
Door middel van het aanbrengen van relaties tussen de annotaties wordt samenhang gecreëerd, die navigeerbaar en notificeerbaar is. Daarmee wordt het mogelijk om te navigeren tussen de verschillende teksten die voor een specifiek onderwerp van belang zijn. Dit is een basisfunctionaliteit van Cognitatie. Verder biedt Cognitatie een notificatiemechanisme dat de gebruiker duidt op wijzigingen die buiten het zichtveld liggen, maar wel voor de gebruiker van belang zijn.
Om uw organisatie ook in de toekomst bestendig te maken tegen de toenemende regeldruk, moet er gezocht worden naar een duurzame oplossing. Niet langer afhankelijk van de kennis van personen, maar deze kennis geborgd en daardoor ondervraagbaar voor iedereen binnen uw organisatie.
Het borgen en ter beschikking stellen van alle kennis binnen uw organisatie, zorgt voor een duurzame en toekomstbestendige manier van werken voor uw organisatie.
Inzicht in samenhang
Complexiteit wordt vaak veroorzaakt door de vele onderlinge lijntjes tussen verschillende brokken aan informatie. Veel lijntjes zorgt voor grote complexiteit. In een wet van meer dan 100 bladzijden zitten al heel wat van deze lijntjes, maar voeg hier nog een aantal andere documenten aan toe en de complexiteit wordt vaak al groter dan voor één mens vatbaar. Toch is de samenhang tussen deze informatie vaak heel belangrijk voor uw organisatie.
Binnen een document zijn vaak al makkelijk 5 tot 10 verbanden per bladzijde te vinden. Maken we hier een document van meer dan 50 bladzijden van, dan is dit aantal verbanden vaak al te groot om als mens geheel te kunnen bevatten, laat staan te reproduceren. Gaan we het aantal documenten opvoeren dan wordt het een onmogelijke taak om dit geheel zonder goede hulpmiddelen te overzien.
Cognitatie helpt om deze samenhang vast te leggen. De eerder genoemde lijntjes zijn vaak te duiden middels relaties. Relaties tussen informatie, additionele informatie over informatie, etc. Cognitatie biedt u de mogelijkheid een duidelijke structuur aan te brengen in de informatie-elementen, deze aan elkaar te relateren en informatie over de elementen alsook de relaties tussen deze elementen vast te leggen. Welke informatie u wilt vastleggen en hoe, bepaalt u zelf via de vele configuratiemogelijkheden die Cognitatie biedt.
Vervolgens kunt u de vastgelegde annotaties gebruiken om de samenhang inzichtelijk te maken, maar ook om documenten gericht te doorzoeken op basis van de kenmerken van de annotaties die u hebt aangebracht en de relaties die u hebt gedefinieerd.
Voor uw organisatie wordt het steeds belangrijker dit inzicht in de samenhang van de voor u geldende wet- en regelgeving en uw interne documentatie te creëren. De complexiteit van de onderlinge relaties zal niet verminderen, maar door het inzicht in de samenhang en de filtermogelijkheden op deze informatie vanuit deze samenhang, stellen we uw organisatie in staat deze complexiteit te overzien.
Inzicht in samenhang is dus dé vereiste voor controle over de complexiteit van uw organisatie.
Wijzigingen in beeld
Eindelijk heeft u voor uw organisatie alles goed in kaart. U weet welke documentatie van belang is, waar deze in de organisatie gebruikt wordt, etc. Echter, in Den Haag weten ze u dan toch weer te verassen met een aantal onverwachte wijzigingen. Wat is de impact hiervan? En hoe om te gaan met informatievragen die voor de ingangsdatum liggen en andere die er na vallen?
Versiebeheer en tijdreizen zijn een vaak terugkerend probleem. Elk jaar veranderen de regels op basis waarvan bijvoorbeeld de belastingheffing wordt bepaald. Toch mag een belastingplichtige tot jaren terug in de tijd herberekeningen aanvragen. Tijdreizen is hierin van cruciaal belang voor de Belastingdienst. Welke wet- en regelgeving gold er op een bepaald moment en wellicht belangrijker, hoe hebben we die wet- en regelgeving destijds geïnterpreteerd?
Cognitatie houdt de volledige historie bij. Zo weet Cognitatie altijd wanneer wat gewijzigd is, maar bestaat ook de mogelijkheid om de geldigheid van annotaties vast te leggen. Via een tijdlijn of historie-rapport kan men altijd achterhalen wanneer een wijziging is doorgevoerd.
Ook documenten hebben versies. Via een vergelijkingsscherm is het direct inzichtelijk waar de ene versie verschilt van de andere versie, maar ook welke annotaties geraakt worden door een dergelijke wijziging. Deze annotaties kunnen dan in review geplaatst worden, waarmee een to-do-lijst wordt gemaakt voor de nieuwe versie van het document. Deze to-do-lijst helpt om alle geraakte annotaties aan te passen en weer up-to-date te zijn. Natuurlijk zijn alle wijzigingen weer onderdeel van de historie van de annotaties.
Controle en inzicht over uw huidige situatie is natuurlijk geweldig, maar de dynamiek van wet- en regelgeving alsmede intern beleid is dermate hoog, dat u er met alleen de huidige situatie nog niet bent. Wijzigingen maken een cruciaal deel uit van de grip op regelgeving en beleid. Door vergelijkingen, historie en tijdlijnen krijgt u ook grip op de wijzigingen.
De wereld wijzigt en door Cognitatie wijzigt uw organisatie net zo makkelijk mee, met de mogelijkheid om altijd even terug in de tijd te gaan.
Beleid in kaart
Uw organisatie besteed veel tijd aan het vertalen van externe regels en wetten naar beleidsstukken, om dit beleid vervolgens uit te voeren en de correcte uitvoer ervan grondig te controleren. Maar hoe houdt u inzichtelijk welke maatregelen zijn geïntroduceerd omwille van welke beleidsregel? En welke regel of wet lag hieraan ten grondslag? En of diezelfde regel of wet wellicht in de afgelopen tijd is gewijzigd en wordt deze nu nog wel correct nageleefd?
Cognitatie maakt het voor uw organisatie mogelijk om deze vragen ten alle tijden te kunnen beantwoorden: bij het opstellen van beleidsdocumenten wordt een blijvende link gelegd tussen de documenten die de organisatie opstelt en de externe documenten die hierop van invloed zijn en/of in worden verwerkt. Zo kan altijd teruggevonden worden om welke reden een bepaald beleidsstuk of beleidsregel tot stand is gekomen. Daarnaast kan de organisatie altijd aantonen hoe wet- en regelgeving intern is doorvertaald in beleid.
Vervolgens geeft Cognitatie u de mogelijkheid om nog een stap verder te gaan: vanuit beleidsstukken kan de link gelegd worden naar interne documenten die aangeven hoe het beleid in de praktijk tot uitvoering moet worden gebracht, bijvoorbeeld in werkinstructies, procesbeschrijvingen of rapportages. Het vastleggen van de onderlinge relaties tussen deze documenten ondersteund Cognitatie op zijn beurt ook. Daarmee ontstaat gaandeweg een netwerk aan relaties op basis waarvan de organisatie inzicht heeft in de mate van compliance en de naleving van de inhoud van beleidsstukken.
Al deze moeite is natuurlijk voor niets als uw organisatie beleid naleeft dat gebaseerd is op een versie van een wet of regel die niet langer actueel is. De risico’s variëren in dat geval van een ‘inefficiënte organisatie’ waarin onnodige activiteiten worden uitgevoerd, tot het ongewild en onbewust overtreden van de wet aangezien het uitgevoerde beleid niet langer in lijn is met de nu geldende wet- en regelgeving. Daarom assisteert Cognitatie uw organisatie door te melden wanneer wetteksten die als input hebben gediend of waarnaar in documenten wordt gerefereerd, zijn gewijzigd en welke impact deze wijziging heeft.
Met Cognitatie brengt u uw beleid in kaart, in de breedste zin van het woord. Uw organisatie weet ten alle tijden welke regels worden nageleefd en waarom.